Praxisfinanzen

Digitales Dickicht


Betriebsprüfungen Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung arbeiten Finanzverwaltungen zunehmend effektiv und restriktiv. Wirkungsvolle Mittel gegen Prüfungsangst sind akribische Vorbereitung und professionelle Unterstützung


Text: Christiane Engelhardt

Große Datenmengen sammeln und nach gewünschter Zielvorgabe aufbereiten und filtern – auch in den Finanzverwaltungen lässt „Big Data“ grüßen. Mit entsprechenden Auswirkungen auf diejenigen, die arbeiten, Geld verdienen und Steuern zahlen: Ärzte zum Beispiel. Heute horten die Finanzämter bundesweit im großen Stil Daten, bewerten diese und tauschen sich in internen Kontrollmitteilungen untereinander aus. Früher wurden kleine und mittelgroße Praxen nach dem Stichprobenprinzip geprüft. Laufende Betriebsprüfungen gab es nur in Großpraxen mit einem bestimmten Mindestumsatz. Jetzt checken die Finanzverwaltungen vermehrt und ganz gezielt auch ärztliche Geschäftsbetriebe mit weniger Mitarbeitern und vergleichsweise geringen Umsätzen. 

„Betriebsprüfungen sind definitiv häufiger und die Umsetzung durch die Finanzbehörden restriktiver geworden“, bestätigt Dr. Volker Beck von der PSV Leipzig Steuerberatungsgesellschaft. Der Hintergrund, wie ihn die DATEV in einer Mandanten-Info beschreibt: Steuerausfall-Risikoklassen sowie die Steuervita als persönliches Risikoprofil haben den Faktor Betriebsgröße als Anhaltspunkt für eine Betriebsprüfung abgelöst. Da es inzwischen verpflichtend geworden ist, Gewinnermittlungen elektronisch zu übermitteln und Buchhaltungs-Archivierungs-CDs zu übergeben, steigt die Datenbasis in den Finanzverwaltungen kontinuierlich an. Mit einer speziellen IDEA-Prüfsoftware (Interactive Data Extraction and Analysis) vergleicht die Verwaltung die Umsätze und Einkünfte, führt sie zusammen und nimmt Risikoklasseneinstufungen vor, Stichwort: Compliance.

Gleiches Risiko für alle, ob klein oder groß

Je nach den von „IDEA“ ausgespuckten Übereinstimmungsmerkmalen beurteilen die Finanzbeamten schließlich, in welchem Maße und welcher Qualität der Steuerpflichtige bislang seinen Steuerpflichten nachgekommen ist. Auf diese Weise identifizieren die Steuerprüfer zielgerichtet „Risikobetriebe“, die sie dann genauer – mittels einer Betriebsprüfung eben – unter die Lupe nehmen. 

Darüber hinaus findet laut DATEV zugleich „eine Zufallsauswahl statt, die das unberechenbare Entdeckungsrisiko für jedermann abdeckt.“ Heißt: Gleiches Risiko für alle! Und bedeutet damit eben auch, dass sich jeder Steuerpflichtige mehr denn je mit einer möglichen Betriebsprüfung auseinandersetzen und sich sorgfältiger denn je auf eine solche vorbereiten sollte.

Dr. Jörg Schade, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bei der BUST-Steuerberatungsgesellschaft in Hannover bestätigt: „Die Finanzverwaltung setzt bei der Vorbereitung und Auswahl einer Arztpraxis für eine Betriebsprüfung nicht mehr nur darauf, ob sich die Struktur einer Praxis durch Kauf, Verkauf, Ausscheiden oder Eintritt eines neuen Gesellschafters verändert hat. Vielmehr werden ebenso interne Kontrollmitteilungen ausgewertet und wohl auch Internetrecherchen durchgeführt, um eine bestimmte Praxis für eine Betriebsprüfung auszuwählen: immer häufiger zum Beispiel unter dem Aspekt umsatzsteuerpflichtiger IGel-Umsätze aus individuellen Gesundheitsleistungen sowie aus Vortrags- und Gutachterhonoraren.“

Indizien für Prüfbedürftigkeit werden vielfältiger

Welche Indizien – so genannte „Aufgriffkriterien für eine Prüfungsbedürftigkeit“ – Finanzbeamte aufmerken lassen, listet die bereits erwähnte DATEV-Mandanteninformation auf: 

  • Ungewöhnliche Vertragsgestaltungen mit nahe stehenden Personen: Anmietung von Privaträumen, Darlehensgewährung et cetera.
  • Mittelverwendung: Mangels Investition könnten betrieblich aufgenommene Darlehen privat verwendet worden sein.
  • Auffällige Vermögenszuwächse: Zweifelhafte Finanzierungsquellen bei betrieblichen Investitionen; hohe Einlagen in das Betriebsvermögen; ungeklärte Mittelherkunft.
  • Entnahme von Betriebsvermögen zu zweifelhaften Werten.
  • Auffällige Betriebsausgaben: Hohe Reparaturkosten oder aktivierungspflichtiger Herstellungsaufwand.
  • Umstrukturierung/Betriebsaufgabe: Praxisveräußerung und Aufdeckung stiller Reserven; Realteilung von Mitunternehmerschaften (Berufsausübungsgemeinschaft (BAG)), Einbringung von Praxisteilen in BAGs. 
  • Kontrollmitteilungen aus anderen Betriebsprüfungen.
  • Mehrfaches Ergehen von Schätzungsbescheiden oder häufiger Wechsel des steuerlichen Beraters.

Wichtig: Hinter jedem dieser genannten Punkte stehen Kontobewegungen, Belege, Verträge und sonstige Nachweisdokumente, deren Steuerrelevanz dem Arzt unter Umständen überhaupt nicht bewusst ist. Und schon kommt ein weiterer Risikofaktor ins Spiel: Die Annahme des steuerpflichtigen Arztes, sein Steuerberater „wisse schon, was er zu tun habe“. Diese Einstellung unterscheidet sich häufig gar nicht so sehr von der eines behandlungsbedürftigen Patienten („Der Doktor wird schon wissen, was er macht.“). Für eine bestmögliche Therapie jedoch benötigt der Mediziner die aktive Mitwirkung des Kranken, sprich: alle Informationen, mögen sie dem Patienten auch noch so unwichtig erscheinen. Welche Details für eine erfolgreiche Behandlung von Belang sind und welche nicht, entscheidet er, der Arzt, der Experte. So wie schließlich auch ein Steuerberater – sozusagen als Profi für die steuerrechtliche „Anamnese und Diagnose“ – auf die vollumfängliche Auskunftsbereitschaft seiner Mandanten angewiesen ist.

Diese Prüffelder werden gecheckt

Einkommenssteuer

  • Prüfung der Plausibilität von IGel-Honoraren
  • Vollständigkeit der Betriebseinnahmen

Pauschalpreise lassen auf IGeL-Leistungen schließen. Die Buchführung wird nach Pauschalpreisen gefiltert.

Umsatzsteuer

  • Umsatzsteuerbefreit oder umsatzsteuerpflichtig?

Die Umsatzsteuerpflicht ist für jede einzelne Leistung des Arztes zu untersuchen. Der Arzt trägt die Beweislast für eine Steuerbefreiung. 

Gewerbesteuer

  • freiberufliche oder gewerbliche Einkünfte?

Gesonderte Einzelfallprüfung besonders in Gemeinschaftspraxen und bei angestellten Ärzten.

Neue Hürden für steuerbefreiende Selbstanzeigen

In der Praxis jedoch sagten diese immer noch zu häufig: „Ich kann Ihnen aber doch nicht alles erzählen“, wie ein Steuerberater berichtet, der anonym bleiben möchte. „Doch!“, sagt dieser, denn: „Die Qualität und der Erfolg unserer Arbeit steht und fällt mit der kooperativen und offenen Mitwirkung unserer Mandanten. Je mehr Informationen wir bekommen, desto besser.“ Und zwar bevor das Finanzamt danach fragt! Aktuelles Beispiel in diesem Zusammenhang: Hat die Finanzverwaltung erst einmal die Prüfungsanordnung bekannt gegeben, ist heute keine strafbefreiende Selbstanzeige mehr möglich. Früher konnten die unterlassenen Angaben noch dann nachgereicht werden, wenn bereits feststand, dass ein Prüfer kommen wird: „Heute muss schon im Vorfeld alles offen auf dem Tisch liegen“, so der Experte. 

Alles? Was ist alles? Ein weites Feld, ein Fass ohne Boden. Denn letztendlich entscheidet immer die Finanzverwaltung, was ausreicht, um sich „steuerehrlich zu machen“ und was nicht. In einem Fall soll die Feststellung der Steuerehrlichkeit sogar schon einmal an einem Milchaufschäumer gescheitert sein, den Helferinnen in der Praxis für die Zubereitung ihres Cappuccinos benutzen und dessen Anschaffung folglich als Betriebsausgabe deklariert, aber nicht als solche von den Prüfern anerkannt wurde. Es ist davon auszugehen, dass dieser Umstand nur der berühmte Tropfen gewesen ist, der das Fass zum Überlaufen gebracht hat. Man weiß es nicht.

Fakt ist: „Das Finanzamt ist heute mit Rechten ausgestattet, die weit über das hinausgehen, was wir bisher kannten“ – so formulierte es etwa die auf Heilberufe spezialisierte Steuerberaterin und Buchprüferin Karin Henze bei einer Informationsveranstaltung für Vertragsärzte der Kanzlei am Ärztehaus und der Deutschen Apotheker- und Ärztebank in Münster im März diesen Jahres. Hintergrund sind die Anfang 2015 in Kraft getretenen „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die neuen Befugnisse der Prüfer gingen laut Henze so weit, dass Ärzte vorsichtig sein sollten, wenn sie von ihrem Praxiscomputer aus private Mails versenden. Denn es könne durchaus passieren, dass sie bei einer Betriebsprüfung auch private Inhalte offenlegen müssten. Beispiele: ein vermuteter privater Hintergrund bei Dienstreisen oder Zweifel am Angestelltenverhältnis von Familienmitgliedern.

Prüfer dürfen auf Praxis-EDV zugreifen

Den Zugriff auf den Praxiscomputer erlauben, obwohl dort vertrauliche Patientendaten gespeichert sind? Was ist mit der ärztlichen Schweigepflicht? Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Schade stellt im Hinblick auf die Mitwirkungspflicht des Arztes bei einer Betriebsprüfung unmissverständlich klar: „Die Finanzverwaltung hat das Recht zur Einsicht in die Praxis-EDV. Der Arzt kann nicht unter Hinweis auf seine ärztliche Schweigepflicht die Herausgabe von steuererheblichen Informationen und Unterlagen verweigern. Er muss sie zumindest in anonymisierter Form vorlegen.“ Könne dies mit der vorhandenen Praxissoftware nicht realisiert werden, so Schade, seien die Prüfer dennoch zur Auswertung der auf dem Praxiscomputer vorhandenen, steuerrelevanten – gegebenenfalls auch privaten und patientenbezogenen – Daten berechtigt.

Steuerberater Dr. Volker Beck: „An das Thema der Einsichtnahme in Patientendaten sollte von beiden Seiten – vom Mandanten und vom Prüfer – mit äußerster Vorsicht herangegangen werden. In den meisten Fällen lässt sie sich ohnehin vermeiden, wenn die Argumentation zu den umsatzsteuerbefreien Leistungen für den Prüfer nachvollziehbar und stichhaltig dokumentiert worden ist.“

In die gleiche Richtung geht das Beispiel aus einer kürzlich durchgeführten Betriebsprüfung in einer gynäkologischen Einzelpraxis: Auf dem Geschäftskonto wurde ein Betrag von rund 10.000 Euro gutgeschrieben, nach Aussage des Arztes von dessen Privatkonto stammend – nun fordert die Finanzverwaltung die vollumfängliche Vorlage des Privatkontos. Dazu Kurt Haarlammert, Geschäftsführer der LIBRA Steuerberatungsgesellschaft in Münster: „Geldzugänge auf dem betrieblichen Bankkonto, die keine Honorare sind, sollten von vornherein eindeutig vom Steuerpflichtigen gekennzeichnet und auch umfänglich erläutert werden. So kann die Finanzverwaltung im Falle einer Betriebsprüfung sofort erkennen, warum dieser Betrag dem betrieblichen Konto gutgeschrieben worden ist.“ 

Der beste Schutz vor ungewünschten Zugriffen auf Patienten- und Privatdaten lautet also: akribische Dokumentation, lückenlose Nachweisführung und saubere Aufbereitung. „Wenn mühelos erkennbar ist, dass alle Zahlungsein- und -ausgänge klar gekennzeichnet, zugeordnet und verbucht sind, ist der Steuerpflichtige schon einmal gut aufgestellt“, erklärt der Geschäftsführer der PVS Schleswig Holstein · Hamburg, Horst Falkenberg. Er empfiehlt es grundsätzlich, gesonderte Konten zur Abgrenzung bei beispielsweise vorliegenden umsatzsteuerpflichtigen Leistungen sowie für Privatentnahmen und -einlagen anzulegen. Dies verschaffe den Prüfern von Vornherein einen klaren Überblick. Die PVS bietet ihren Mitgliedspraxen je nach betrieblicher – und über die PVS abgerechneter – Leistungsart gesonderte Konten- und Nachweisführungen an. Und sollten die Prüfer bereits im Hause sein und während der Prüfung spontan nach Nachweisen fragen, kann der Arzt bei der PVS ganz schnell das bedarfsgerecht aufbereitete Nachweismaterial zur Privatabrechnung anfordern: „Das können vor allem kleine und mittelgroße Praxen mit eigenen Bordmitteln häufig nur unter großem Aufwand leisten“, so Falkenberg.

Wenn die Prüfer kommen


  • So verhalten Sie sich richtig:
  • Sorgen Sie für ein konstruktives, offenes Arbeitsklima
  • Wissen Sie um Ihre Rechte und Pflichten, besonders in Bezug auf die ärztliche Schweigepflicht
  • Bewahren Sie Unterlagen und Aufzeichnungen permanent geordnet auf und stellen Sie sie dem Prüfer vollumfänglich zur Verfügung
  • Ziehen Sie einen Steuerberater hinzu
  • Lassen Sie die Prüfung in den Kanzleiräumen Ihres Steuerberaters durchführen, um den Praxisbetrieb nicht zu beeinträchtigen

Das Risiko, sich im digitalen Dickicht zu verlieren, ist groß

Ein weiteres Argument für Ärzte, auf die professionelle Unterstützung berufsständischer Verrechnungsstellen sowie spezialisierte Steuerberater zurückzugreifen, ist die Tatsache, dass die Mithilfe von Experten unter Umständen als „positiver Compliance-Faktor“ in die Risikofiltereinstellungen der Prüfer-Software einfließen könnte. Denn: „Ordnende Funktionen im Vorfeld der Steuererklärungsabgabe bringen nicht nur dem Mandanten Vorteile, sondern ermöglichen dem Finanzamt vielfach überhaupt erst die Verarbeitung des Sachverhalts in der gebotenen Zeit“, wie es sinngemäß in einer Stellungnahme des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV) heißt. Man mag dies als Werbung für die steuerberatende und buchführende Zunft verstehen. Fest steht, dass das Risiko, sich alleine im digitalen Dickicht des deutschen Steuerrechts zu verlieren, einfach zu groß ist – und etwaige Steuernachzahlungen aufgrund von Schätzungen wegen fehlender oder mangelnder Nachweise etwa schlichtweg zu hoch.

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