Praxisfinanzen

Benchmarking: Wo stehe ich? Und warum?

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Fachgruppenstatistiken  Vergleiche mit ­anderen ­helfen zu erkennen, wo die eigenen Stärken und Schwächen liegen. Das können auch Ärzte und Kranken­häuser nutzen.


Text: Eugenie Ankowitsch

Ein Praxisinhaber muss an viele Regelungen und Gesetzesvorschriften denken. Dazu zählt auch der Arbeits- und Gesundheitsschutz. Das geht von der Beratung durch den Betriebsarzt über Brandschutz bis zur Gefährdungsbeurteilung. Gerade die Letztgenannte wird nach Aussage von Experten oftmals unterschätzt. Dabei geht es auch hier wie im Praxisalltag um den Schutz der Gesundheit – und zwar den der Praxismitarbeiter. Geräte, Chemikalien, eine Infektion mit HIV oder Hepatitis, Stolperfallen und hautbelastende Tätigkeiten stellen ein tägliches Risiko dar.

Es ist nicht immer leicht, das Unternehmen „Arzt­praxis“ betriebswirtschaftlich erfolgreich zu führen. Die meisten Ärzte verlassen sich nach wie vor auf Erfahrungswerte und handeln intuitiv „aus dem Bauch“ heraus. Oft wird dadurch viel Potenzial sowohl bei der strategischen Praxisausrichtung als auch der Wirt­schaftlichkeit verschenkt. Ein Angebot der Privat­ärztlichen Verrechnungsstellen bietet Unterstützung: Mit dem Fachgruppenvergleich und entsprechender Beratung können Praxisinhaber erkennen, wo die Stärken und Schwächen der eigenen Praxis im Vergleich zur Fachgruppe liegen. So besteht die Möglichkeit, Schwachstellen frühzeitig zu entdecken und zu beseitigen. Schon bald werden PVSen bei der Erstellung der Fachgruppenstatistiken auf einen gemeinsamen Datenpool zurückgreifen können.

Wie stehe ich da im Vergleich zu meinen Kollegen? Spätestens wenn man als Arzt in der Fachgruppenstatistik sieht, dass der eigene Rechnungsdurchschnitt sich empfindlich von dem der Fachkollegen unterscheidet, kommt man ins Grübeln und will wissen, was die Kollegen anders machen und wo die eigenen Defizite liegen.

Jedoch beurteilen die meisten Ärzte die Resultate ihrer Tätigkeit allein anhand persönlicher Einschätzungen. Ohne valide und repräsentative Vergleichsgrößen hat dies eher etwas von Kaffeesatzleserei als von fundiertem Praxismanagement. Und doch steht eigentlich jedem Arzt, der über die PVSen abrechnet, ein Instrument zur Ver­fügung, das auf der Grundlage valider Daten zeigt, wie Verfahren und Verhaltensweisen der eigenen Praxis im Vergleich zum Durchschnitt fachgruppengleicher Betriebe ausgeprägt sind. Besonders in einem wettbewerbsintensiven Umfeld ist eine derartige Positionsbestimmung wichtig, um zu erkennen, in welchem Umfang die eigene Leistung dem Marktstandard entspricht.

Schon seit längerer Zeit haben niedergelassene Ärzte die Möglichkeit, sich Fachgruppenstatistiken ihrer jeweiligen Facharztgruppe zukommen lassen. Manche PVSen schicken sie automatisch, andere nur auf explizite Anforderung. So versendet die PVS Limburg-Lahn einmal jährlich – auf Anforderung auch öfter – solche Fach­grup­penvergleiche an ihre Kunden. Grundsätzlich beinhalten die versendeten Übersichten zwei Bereiche.

Vergleich zum Vorjahr und mit Kollegen

Zum einen werden die Ergebnisse des aktuellen Jahres mit denjenigen aus dem Vorjahr verglichen. Dies erfolgt nach Angaben des Geschäftsführers der PVS Limburg, Dr. Jörg Schellenberger, sowohl in absoluten Gesamtzahlen als auch heruntergebrochen auf einzelne GOÄ-Nummern. „So kann sich der Arzt schnell einen Überblick über sein eigenes Leistungsgeschehen im Vergleich zum Vorjahr verschaffen und wird bezüglich etwaiger Veränderungen, insgesamt aber auch im Detail auf GOÄ-Nummernbasis, sensibilisiert“, erläutert er.

Hierbei könne der Arzt zusätzlich auch die relative Häufigkeit einer Leistung am gesamten Leistungsportfolio feststellen und vergleichen. „Man kann hieraus auch Clus­ter bilden, also zum Beispiel ableiten, welchen Stellen­­wert Beratungsleistungen, sogenannte technische Leistungen oder Laborleistungen im Leistungsportfolio ausmachen“, ergänzt Schellenberger.

Zum anderen erfolgt ein Vergleich mit der eigenen Fachgruppe. „Hieraus kann man dann einen Bench­mark zu seinem beruflichen Umfeld ableiten“, so der Geschäftsführer der PVS Limburg. Die jeweiligen Ab­wei­chungen – sowohl beim Vorjahresvergleich oder zur Fachgruppe – werden seinen Angaben nach prozentual angegeben. „Die Erkenntnisse hieraus sind somit direkt für eine wirtschaftliche Praxisführung nutzbar, weil man so Veränderungen sowohl bei sich selbst als auch im Vergleich zur Fach­gruppe erkennen und nachvollziehen kann“, erläutert Schellenberger. Durch den Vergleich mit der eigenen Fachgruppe werde der Arzt außerdem bezüglich der Leistungsdokumentation sensibilisiert.

So versäumt manch ein Arzt, bei der Abrechnung der privatärztlichen Leistungen insbesondere darauf zu achten, dass die richtigen GOÄ-Ziffern oder Ziffernketten abgerechnet werden und keine für die Leistung abrechenbaren Ziffern vergessen werden. Viele Ärzte rechnen nicht richtig oder nicht vollständig ab und verschenken dadurch Honorare. Teilweise werden auch indizierte Steigerungsmöglichkeiten nicht genutzt. Es gilt, nicht nur die abrechenbaren Leistungen tatsächlich auch abzurechnen, sondern auch fehlerhaft abgerechnete Leistungen zu korrigieren.

Der Vergleich ist für einen Landarzt ­aussagekräftiger, wenn er sich mit seinen Fachkollegen aus ländlichen Strukturen vergleicht.

Beratungsgespräch wichtig

Entspricht der Rechnungsdurchschnitt dem der Fach­gruppe? Welche Leistungen erbringe ich wie häufig und wie sieht es bei den Kollegen aus? Und woran liegt das? Vor allem diese Frage ist besonders schwer zu beantworten. So sei beispielsweise die Kennziffer „Rechnungs­durch­schnitt“ mit Vorsicht zu genießen, warnt Peter Gabriel, Geschäftsführer der PVS Südwest: „Manch ein Arzt rechnet schneller, beispielsweise monatlich, ab, ein anderer quartalsweise. Entsprechend unterschiedlich fallen die Rech­nungen aus, weil darin mehr oder eben weniger Be­hand­lungen berücksichtigt wurden.“

Daher ist es nach Auffassung des PVS Südwest-Chefs wichtig, solche Statistiken nicht automatisch zu verschicken, sondern verbunden mit einem Beratungsgespräch anzubieten. „Die Fachgruppenstatistik kann ein wichtiges Instrument sein“, so Gabriel. „Verschickt man sie automatisch, ist die Gefahr groß, dass sie untergeht. In einem Beratungsgespräch haben wir die Möglichkeit, gemeinsam mit dem Arzt die Unterschiede zu analysieren und seine Rechnungen auf der Grundlage der Gebührenordnung zu optimieren.“ Ärzte sollen die Abrechnungskompetenz der PVSen eben möglichst gut nutzen, appelliert er.

Gemeinsamer Datenpool im Aufbau

Schon in wenigen Monaten soll dieser Vergleich sogar auf eine noch breitere Basis gestellt werden, kündigt Gabriel an. Denn bisher kann ein Arzt sich nur mit den Kollegen vergleichen, die über dieselbe PVS abrechnen. Das soll sich bald ändern. In den nächsten Monaten soll ein gemeinsamer Datenpool aller PVSen aufgebaut werden, und zwar völlig anonymisiert.

Bereits jetzt verschicken die PVSen die Rechnungsdaten anonymisiert an die Tochtergesellschaft PADline. Die Daten der Patienten sind verschlüsselt. Mit einem Code kann die PKV die Rechnung später einem Patienten zuordnen. „Dieses Verfahren können wir jetzt entsprechend für einen gemeinsamen Datenpool nutzen“, erklärt Gabriel.

Daraus ergebe sich die Möglichkeit, eine Facharztgruppe über alle PVSen hinweg zu vergleichen. „Die Fachgruppen­statistiken sollen auf eine größere Datenbasis gestellt werden und als Report abrufbar in einem Onlineportal vorgehalten werden“, erläutert er. Vor allem für zahlenmäßig kleine Facharztgruppen, wie beispielsweise die Pathologen, macht ein größerer Datenpool erst einen sinn­vollen Ver­gleich möglich. „Die Zahl der Pathologen bei der PVS Südwest liegt im einstelligen Bereich“, so der Geschäfts­führer der PVS Südwest. Je größer die Datenbasis, desto valider und aussagekräftiger sei der Vergleich.

Perspektivisch sollen zusätzliche Parameter hinzukommen, die tiefere Einblicke in die Besonderheiten einer bestimmten Facharztgruppe erlauben. Geplant ist beispielsweise, Ärzten aus ländlichen Regionen und städtischen Gebieten entsprechende Codes zu vergeben, sodass sie in einer Analyse getrennt betrachtet werden können. „Der Vergleich ist für einen Landarzt aussagekräftiger, wenn er sich mit seinen Fachkollegen aus ländlichen Strukturen vergleicht“, gibt Gabriel zu bedenken. Diese Abgrenzung soll voraussichtlich Mitte 2018 möglich sein.

Saubere Dokumentation gefragt

Doch so einfach, wie es klingt, ist es nicht. Um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten, müssen die Rechnungen exakt gleich aufgebaut sein, so der PVS Südwest-Chef. „Ärzte haben beispielsweise die Möglichkeit, für eine Analog­leistung selbst einen Text zu generieren“, erklärt er. Das führe allerdings in manchen Fällen dazu, dass die Daten nicht verwertbar sind. Dies sei beispielsweise der Fall, wenn ein Arzt für – seiner Auffassung nach spezielle – Beratungsleistungen ganz eigene Bezeichnungen vergibt. Dabei sei eine Beratungsleistung eben eine Beratungs­leistung, für die es bereits eine Beratungsziffer gibt. „Es ist eine Herausforderung, den Datenpool vergleichbar zu machen und zu halten“, so Gabriel.

Hat man es geschafft, einen aussagekräftigen Daten­pool aufzubauen, eröffnen sich auch jenseits des Bench­markings Möglichkeiten, die Daten sinnvoll zu nutzen. „Wir können mit den Daten beispielsweise auch bestimmte Entwicklungen und Verbesserungspotentiale aufzeigen.“ Das sei besonders in Gesprächen mit der Politik wichtig.

So sei eine der typischen Fragen, die bei einer in Aussicht gestellten GOÄ-Novelle möglicherweise aufkom­men, wie sich ein Leistungsbereich anhand der neuen Ziffern entwickeln könnte. „Wenn man die alten Ziffern nimmt und versucht, eine Transkodierung zu den neuen Ziffern zu machen, kann man erkennen, wie oft es bisher abgerechnet wurde und bewerten, zu welcher prozentualen Steigerung es führen könnte“, erläutert Gabriel. Diese Aussagen kann man dann mit den genannten Statistiken untermauern und ihnen so mehr Gewicht verleihen.

Beispiel Effektenliste: Woher kommen Mehr- oder Mindereinnahmen?  

Neuartiges Klinik-Reporting von der PVS Baden-Württemberg

Bei der PVS Baden-Württemberg steht neben dem Fach­gruppenvergleich für niedergelassene Ärzte die Weiter­ent­wicklung eines Krankenhaus-Reportings im ­Mittel­punkt. Aufbauend auf der Analysesoftware QlickView werden Berichte erstellt, in denen die unterschiedlichsten Daten ausgewertet werden können. „Früher ist es in den Klini­ken üblich gewesen, dass einzelne Chefärzte oder Ab­teilungsleiter Liqui­da­tions­recht hatten“, so der Geschäfts­führer der PVS Baden-Württem­berg, Heinrich H. Grüter. Das habe sich in den vergangenen Jahren immer mehr verändert, sodass das Liquidationsrecht inzwischen häufig beim Krankenhausträger verbleibe. „Für uns hat sich daraus eine neue Herausforderung ergeben“, erläutert er. „Einerseits haben wir nach wie vor mit den ärztlichen Leistungserbringern und ihren Teams zu tun, auf der anderen Seite mit Klinikleitungen.“

Mit den Jahren sei ein sehr breites Portfolio von Berich­ten entstanden, die teilweise für einzelne Kunden ent­wickelt und auf sie zugeschnitten wurden. „Ein solches Berichtswesen neigt dazu, sich nicht weiterzuentwickeln, sondern höchstens komplexer zu werden“, so die Erkennt­nis. Die Zahl der Berichte stieg mit der Zeit immer weiter.

Der Ausgangspunkt, über die Stärken und Schwächen des bisherigen Reportings nachzudenken, war eine Anfrage eines Klinikarztes. Dieser wollte vor einiger Zeit wissen, warum er im Vergleich zum Vorjahr weniger verdient habe, erinnert sich Markus Holzer, Abteilungsleiter Finanzen und Rechnungswesen bei der PVS Baden-Württemberg. Dabei gab der Arzt an, sogar mehr Patienten behandelt zu haben. „Wir haben damals die Auszahlungen angeschaut und tatsächlich einen deutlichen Unterschied festgestellt“, so der Experte.

„Es tauchten außerdem im gesamten klinischen Um­feld betriebswirtschaftliche Fragestellungen auf, die man vorher so nicht hatte“, ergänzt Grüter. „So reifte die Über­legung, die vorhandenen Daten so zu qualifizieren und in eine spezielle Analysesoftware einzubringen, dass wir einerseits flexibler Berichte generieren und andererseits mit Parametern mehr spielen können, als es in diesen starren Berichten vorher der Fall war.“

„Effekte“ lassen Optimierungsbedarf erkennen

Es gibt verschiedene Gründe, Holzer nennt sie „Effekte“, die dazu führen können, dass ein Arzt mehr oder weniger ausgezahlt bekommt: Sie ergeben sich aus der Veränderung der Rechnungszahl, des Rechnungsdurchschnittes, aus dem Um­stand, dass Rechnungen aus der Vorperiode erst im aktuellen Jahr geschrieben wurden, aus einer Forde­rungs­ver­änderung oder aber aus der Höhe der Ab­ga­ben, wie Sach­kosten oder Krankenhausabgaben.

„Wir haben daher damals versucht, die Veränderungen zu analysieren und einen Bericht zu generieren, der automatisch auf die Daten zurückgreift und einzelne Effekte sichtbar macht“, so Holzer. Erst dann erkenne man, wo Optimierungsbedarf besteht. Warum hat der Arzt hohe Verschie­bungen aus der alten Periode? Warum sind die Rechnungs­durch­schnitte ge­stie­gen oder gesunken? Hat sich die Dokumentation verändert, weil ein neuer Mit­ar­beiter angestellt worden ist und noch nicht so gut eingearbeitet wurde? „Solche Fragen wollen wir gemein­sam mit dem Arzt oder der Klinikverwaltung erörtern und mögliche Ansatz­punkte für Prozessoptimierungen bereit­stellen“, erklärt er.

Eine solche „Effektenliste“ lasse sich sowohl für jeden einzelnen Chefarzt als auch für eine Abteilung, Klinik oder das gesamte Krankenhaus erstellen, ergänzt Grüter. Während das Top-Management sich eher für die Umsätze des gesamten Hauses oder unter Umständen noch einzelner Kliniken interessiert, sei für einen Controller auch die Ziffernauswertung wichtig, um zu wissen, wo genau man welche Umsätze im Vergleich zum Vorjahr erzielt hat. Diese Berichte lassen sich nach Angaben der PVS Baden-Württemberg für jeden beliebigen Zeitraum erstel­len. „So entsteht eine Transparenz, die es im Bereich der Privatliquidationen bisher nie gab“, betont Grüter. Ein wichtiges Ziel dabei sei es, die Dokumentationsqualität zu verbessern.

Beirat bringt Anforderung ein

Frei nach dem Motto „Der Wurm muss dem Fisch schmecken“ haben die Verantwortlichen einen Beirat gegründet, der sich aus sieben Vertretern von Krankenhäusern unterschiedlicher Größe zusammensetzt. In mehreren Runden wurde ein Berichtsportfolio erarbeitet.

Derzeit werde dieses Tool nur mit einigen Topkunden getestet und eingesetzt, erläutert Holzer. Denn es komme dabei auf eine sehr gute Kompetenz und Beherrschung der Analysesoftware QlickView an. „Wir sind am Beginn der Entwicklung, aber das Interesse ist groß“, ergänzt Grüter. Das Ziel sei, ein Tool im Sinne eines qualifizierten regelmäßig verfügbaren Reportings zu entwickeln.

Dazu stehe man regelmäßig im Dialog mit dem Beirat. Im Schnitt seien drei Sitzungen pro Jahr geplant. „Wir wollen die Kunden an dieses Reporting heranführen“, so Grüter. Man müsse lernen, die Berichte zu lesen und zu interpretieren: „Es geht uns nicht darum, zu zeigen, was alles nicht klappt, sondern durch die Analyse Hinweise zu geben, wo man bestimmte Prozesse verbessern kann.“

Künftig wolle man auch für den niedergelassenen Be­reich ein entsprechendes Reporting aufbauen. „Die bisherigen Ziffernstatistiken sind relativ flach“, so Grüter. Es gelte daher, ein exaktes Anforde­rungsprofil zu erarbeiten. Aus vielen Befragungen wisse man, dass neben Häu­fig­keitsstatistiken auch Benchmarking gefragt sei. Die Voraus­­setzung dafür ist nach Auf­fas­sung von Grüter, dass die Daten sau­ber aufbereitet werden, damit man nicht Äpfel mit Birnen vergleiche.